یکی از ابتداییآترین راهآهای ارتباط بین افراد در اینترنت ایمیل کردن است. شما از ایمیل برای ارتباط با وبلاگنویسان دیگر و یا دوستانتان استفاده میآکنید ، پروژه درسی خود را برای استادتان ایمیل میآکنید و یا شاید شما با مشتریانتان از طریق ایمیل ارتباط دارید.
سرویسآهای میکروبلاگ مانند توییتر، فیس بوک و یا فرندفید راهآهای به اشتراک گذاری اطلاعات را تغییر دادهآاند ، اما وقتی صحبت از ارتباط بین افراد در اینترنت مطرح میآشود، ایمیل همچنان آسانآترین و عمومیآترین گزینه است.
مشخصا شما نیز هر از چندگاهی ایمیل میآزنید و یا روزانه با ایمیلآهای زیادی سر و کار دارید که نیاز به پاسخ دارند، اگر شما هم میآخواهید در ارسال و یا پاسخ به ایمیلآهایتان حرفهآای عمل کنید، پیشنهاد میآکنم همچنان با من تا انتهای این مطلب همراه باشید :
۱- از عنوان بامعنی استفاده کنید
همانطور که با دیدن عنوان یک مطلب وبلاگ ، شما تصمیم میآگیرید آن مطلب را اول بخوانید یا نخوانید، عنوان یک ایمیل نیز باید بگونهآای باشد تا شخص دریافت کننده از بین انبوهی از ایمیلآها ، موضوع ایمیل شما را دریافت کند.
مثلا اگر شما سوالی در مورد طراحی دارید و می خواهید در این مورد به من ایمیل بزنید ، استفاده از عنوان “سوالی در مورد طراحی” قطعا بهتر از “سلام امین جان” است.
۲- از حاشیهآها بپرهیزید و سر اصل موضوع بروید
وقتی در حال نوشتن ایمیل هستید، روی نوشتهآی خود تمرکز داشته باشید و از نوشتن اطلاعات و لینکآهای غیر لازم خودداری نمایید ، شخص دریافت کننده ایمیل شاید دهآها ایمیل در روز میآبایست بخواند و پاسخ دهد، پس با سر اصل مطلب رفتن، هر دو سریعآتر به مقصود برسید.
۳- چند نمونه ایمیل برای پاسخ داشته باشید
اگر روزانه و یا معمولا سوالات مشابه و تکراری از شما پرسیده میآشود، با صرف زمانی یک ایمیل پیش نویس تهیه کنید و در فولدر Draft خود نگهداری کنید و در زمان دیدن ایمیل مشابه، با فرستادن کپی ایمیل پیشآنویس شده برای مخاطب، سریعآتر پاسخ دهید.
۴- به ایمیلآهای خود با طمانینه پاسخ دهید
از ایمیل پیشآنویس شده برای سوالات تکراری و معمولی استفاده کنید، اما زیادهآروی نکنید و همه چیز را اتوماتیک نکنید، بعضی از ایمیلآها نیاز به توجه بیشتری دارند، پس با گذاشتن وقت بیشتر بر روی آنها سعی کنید اطلاعاتتان را بیشتر و بهتر در اختیارشان بگذارید.
۵- پینگلیش ننویسید
خواندن ایمیل هایی که بصورت پینگلیش (فارگلیسی) نوشته شدهآاند ، سخت و پرمکافات است، از این رو سعی کنید ایمیلآهای خود را پینگلیش ننویسید، چرا که بعضی وقتآها سر از فولدر زبالهآدان در میآآورد.
۶- اول ایمیلآهایتان را بخوانید بعد ارسال کنید
قبل از اینکه دکمه ارسال را بفشارید، ایمیل خود را یکبار مرور کنید، شاید کلمه ای را اشتباها غلط نوشته باشید و یا نیاز به اضافه و کم کردن مطالبی داشته باشید، مطمئنا مخاطب شما از اینکه ایمیل بیآغلطی برایش ارسال کنید خوشحال میآشود.
۷- در ایمیلآهایتان از اسمایلی استفاده نکنید
در ایمیلآهای کاری و یا سفارشات بهتر است از مختصرنویسی و یا اسمایلی ( مانند
) استفاده نکنید، ممکن است مشتری و یا رئیس شما اینگونه فکر کند که شما در رابطه با کار آنها به اندازه کافی جدی نیستید.
۸- مواظب رنگ بندیآها باشید
ایمیل خود را زیاد از حد با رنگآها و فونتآهای مختلف آرایش نکنید، اگر زیاد از رنگآها استفاده کنید، امکان دارد ایمیل شما اسپم شناخته شود. از چارچوب معمول استفاده کنید، پسآزمینه سفید با فونت مشکی بهترین گزینه است.
۹- جملهآهای کوتاه بنویسید
ایمیل میآبایست به سادگی خوانده و مطالب آن درک شود، فکر نکنید اگر نثر مسجع بنویسید، مخاطب از خواندن آن لذت می برد، سعی کنید جملات را کوتاه و ساده انتخاب کنید .
۱۰- ایمیل های گروهی را در قالب BCC بفرستید
برخی مواقع لازم می شود ایمیل گروهی برای دوستان، مشترکان و یا مشتریانتان ارسال کنید، دقت کنید نشانی ایمیل افراد را در قالب BCC درج کنید، تا شخص دریافت کننده ایمیل قادر به دیدن ایمیل مخاطبان شما نباشد. قطعا مخاطبان شما دوست ندارن ایمیلشان بدست اسپمرها بیفتد، پس بیشتر دقت کنید.
11- برای پاسخ دادن به ایمیلآهایتان از Reply استفاده کنید
۱- سعی کنید برای پاسخ دادن به ایمیل هایتان از گزینه Reply استفاده کنید، این کار باعث می شود پاسخی که به آن ایمیل می زنید، با ایمیل قبلی مجموعه ای را تشکیل دهند، و اگر ایمیل هایتان زیاد بود و موضوع را فراموش کردید، با رجوع به ایمیل های قبلی موضوع گفتگو دستتان بیاید.
2- برخی مواقع ایمیلآهای گروهی برای ما ارسال میآشود، که نیاز به پاسخ دارد، مثلا مخاطب سوالی را در قالب ایمیل گروهی از چندین نفر دیگر به غیر از ما نیز پرسیده است، در زمان پاسخآدهی به این ایمیلآهای گروهی میآبایست دقت کنیم که اگر Reply to all کنیم ایمیل ما برای دیگر افراد نیز فرستاده میآشود، اگر پاسخ شما به دیگر افراد مربوط نمی شود، از گزینه Reply استفاده کنید و پاسخ خود را فقط برای مخاطبتان ایمیل کنید.
درضمن توصیه میشه وقتی عصبانی هستید ایمیل نزنید.
منبع: سایت امین
سرویسآهای میکروبلاگ مانند توییتر، فیس بوک و یا فرندفید راهآهای به اشتراک گذاری اطلاعات را تغییر دادهآاند ، اما وقتی صحبت از ارتباط بین افراد در اینترنت مطرح میآشود، ایمیل همچنان آسانآترین و عمومیآترین گزینه است.
مشخصا شما نیز هر از چندگاهی ایمیل میآزنید و یا روزانه با ایمیلآهای زیادی سر و کار دارید که نیاز به پاسخ دارند، اگر شما هم میآخواهید در ارسال و یا پاسخ به ایمیلآهایتان حرفهآای عمل کنید، پیشنهاد میآکنم همچنان با من تا انتهای این مطلب همراه باشید :
۱- از عنوان بامعنی استفاده کنید
همانطور که با دیدن عنوان یک مطلب وبلاگ ، شما تصمیم میآگیرید آن مطلب را اول بخوانید یا نخوانید، عنوان یک ایمیل نیز باید بگونهآای باشد تا شخص دریافت کننده از بین انبوهی از ایمیلآها ، موضوع ایمیل شما را دریافت کند.
مثلا اگر شما سوالی در مورد طراحی دارید و می خواهید در این مورد به من ایمیل بزنید ، استفاده از عنوان “سوالی در مورد طراحی” قطعا بهتر از “سلام امین جان” است.
۲- از حاشیهآها بپرهیزید و سر اصل موضوع بروید
وقتی در حال نوشتن ایمیل هستید، روی نوشتهآی خود تمرکز داشته باشید و از نوشتن اطلاعات و لینکآهای غیر لازم خودداری نمایید ، شخص دریافت کننده ایمیل شاید دهآها ایمیل در روز میآبایست بخواند و پاسخ دهد، پس با سر اصل مطلب رفتن، هر دو سریعآتر به مقصود برسید.
۳- چند نمونه ایمیل برای پاسخ داشته باشید
اگر روزانه و یا معمولا سوالات مشابه و تکراری از شما پرسیده میآشود، با صرف زمانی یک ایمیل پیش نویس تهیه کنید و در فولدر Draft خود نگهداری کنید و در زمان دیدن ایمیل مشابه، با فرستادن کپی ایمیل پیشآنویس شده برای مخاطب، سریعآتر پاسخ دهید.
۴- به ایمیلآهای خود با طمانینه پاسخ دهید
از ایمیل پیشآنویس شده برای سوالات تکراری و معمولی استفاده کنید، اما زیادهآروی نکنید و همه چیز را اتوماتیک نکنید، بعضی از ایمیلآها نیاز به توجه بیشتری دارند، پس با گذاشتن وقت بیشتر بر روی آنها سعی کنید اطلاعاتتان را بیشتر و بهتر در اختیارشان بگذارید.
۵- پینگلیش ننویسید
خواندن ایمیل هایی که بصورت پینگلیش (فارگلیسی) نوشته شدهآاند ، سخت و پرمکافات است، از این رو سعی کنید ایمیلآهای خود را پینگلیش ننویسید، چرا که بعضی وقتآها سر از فولدر زبالهآدان در میآآورد.
۶- اول ایمیلآهایتان را بخوانید بعد ارسال کنید
قبل از اینکه دکمه ارسال را بفشارید، ایمیل خود را یکبار مرور کنید، شاید کلمه ای را اشتباها غلط نوشته باشید و یا نیاز به اضافه و کم کردن مطالبی داشته باشید، مطمئنا مخاطب شما از اینکه ایمیل بیآغلطی برایش ارسال کنید خوشحال میآشود.
۷- در ایمیلآهایتان از اسمایلی استفاده نکنید
در ایمیلآهای کاری و یا سفارشات بهتر است از مختصرنویسی و یا اسمایلی ( مانند
) استفاده نکنید، ممکن است مشتری و یا رئیس شما اینگونه فکر کند که شما در رابطه با کار آنها به اندازه کافی جدی نیستید.۸- مواظب رنگ بندیآها باشید
ایمیل خود را زیاد از حد با رنگآها و فونتآهای مختلف آرایش نکنید، اگر زیاد از رنگآها استفاده کنید، امکان دارد ایمیل شما اسپم شناخته شود. از چارچوب معمول استفاده کنید، پسآزمینه سفید با فونت مشکی بهترین گزینه است.
۹- جملهآهای کوتاه بنویسید
ایمیل میآبایست به سادگی خوانده و مطالب آن درک شود، فکر نکنید اگر نثر مسجع بنویسید، مخاطب از خواندن آن لذت می برد، سعی کنید جملات را کوتاه و ساده انتخاب کنید .
۱۰- ایمیل های گروهی را در قالب BCC بفرستید
برخی مواقع لازم می شود ایمیل گروهی برای دوستان، مشترکان و یا مشتریانتان ارسال کنید، دقت کنید نشانی ایمیل افراد را در قالب BCC درج کنید، تا شخص دریافت کننده ایمیل قادر به دیدن ایمیل مخاطبان شما نباشد. قطعا مخاطبان شما دوست ندارن ایمیلشان بدست اسپمرها بیفتد، پس بیشتر دقت کنید.
11- برای پاسخ دادن به ایمیلآهایتان از Reply استفاده کنید
۱- سعی کنید برای پاسخ دادن به ایمیل هایتان از گزینه Reply استفاده کنید، این کار باعث می شود پاسخی که به آن ایمیل می زنید، با ایمیل قبلی مجموعه ای را تشکیل دهند، و اگر ایمیل هایتان زیاد بود و موضوع را فراموش کردید، با رجوع به ایمیل های قبلی موضوع گفتگو دستتان بیاید.
2- برخی مواقع ایمیلآهای گروهی برای ما ارسال میآشود، که نیاز به پاسخ دارد، مثلا مخاطب سوالی را در قالب ایمیل گروهی از چندین نفر دیگر به غیر از ما نیز پرسیده است، در زمان پاسخآدهی به این ایمیلآهای گروهی میآبایست دقت کنیم که اگر Reply to all کنیم ایمیل ما برای دیگر افراد نیز فرستاده میآشود، اگر پاسخ شما به دیگر افراد مربوط نمی شود، از گزینه Reply استفاده کنید و پاسخ خود را فقط برای مخاطبتان ایمیل کنید.
درضمن توصیه میشه وقتی عصبانی هستید ایمیل نزنید.
منبع: سایت امین
